Die Verbuchung von Rechnungen im Members erfolgt in mehreren Schritten und kann sowohl automatisch als auch manuell durchgeführt werden.

Einlesen der Zahlungen

Zahlungen werden durch eine Camt054-Datei in das System eingelesen. Diese Datei enthält alle notwendigen Informationen über die getätigten Zahlungen.

Um die Zahlungsdateien einzulesen gehst du wie folgt vor:

  • E-Banking öffnen.
  • Neue Zahlungsdateien (Camt054-Format) herunterladen.
  • Members öffnen.
  • Finanzen -> Zahlungsverkehr.
  • Aktionen -> Zahlungen importieren (xml).
  • Camt054-Datei hochladen.

Verbuchung der Rechnungen:

Nach dem Einlesen der Zahlungen werden die Rechnungen entsprechend den Informationen in der Camt054-Datei verbucht. Die Bestimmung des Ertragskontos, also des Kontos, auf dem die Einnahmen verbucht werden, erfolgt gemäss folgender Priorität:

  • Vom Ertragskonto der Rechnungsposition, falls gesetzt.
  • Vom Ertragskonto des Rechnungsplans, falls gesetzt.
  • Das Standard-Ertragskonto aus den Buchhaltungs-Einstellungen wird verwendet.

Keine automatische Rechnungszuweisung möglich

Manchmal stimmt die QR-Referenz, die der Schuldner verwendet, nicht mit der QR-Referenz auf der Rechnung überein. Dafür kann es mehrere mögliche Gründe geben:

  • Der Schuldner verwendet denselben QR-Einzahlungsschein mehrmals.
  • Der Schuldner hat die Rechnung aus versehen zwei mal bezahlt.
  • Der Schuldner hat die Einzahlung am Postschalter getätigt.

In solchen Fällen, muss der Kassier die Rechnung manuell zuweisen. Nach dieser manuellen Zuweisung werden die Buchungen wiederum automatisch vom System vorgeschlagen. Der Kassier hat danach die Möglichkeit, diese Buchungen zu bestätigen oder abzulehnen.

Ermittlung des Bezahlstatus

Nach der Verbuchung der Rechnung wird der Bezahlstatus ermittelt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Wenn der verbuchte Betrag höher ist als der ursprüngliche Rechnungsbetrag, wird der Status «Zu viel bezahlt» in der Rechnungsübersicht angezeigt.
  • Ist der verbuchte Betrag niedriger als der Rechnungsbetrag, zeigt die Rechnungsübersicht den Status «Zu wenig bezahlt» an.
  • Wurde bisher nichts verbucht, erscheint «Unbezahlt» in der Rechnungsübersicht.
  • Stimmt der verbuchte Betrag mit dem Rechnungsbetrag überein, wird «Bezahlt» in der Rechnungsübersicht angezeigt.

Es ist zu beachten, dass der Kassier jederzeit die Möglichkeit hat, den Rechnungsstatus manuell zu ändern. Diese Option kann wie folgt vorgenommen werden:

  • Members öffnen
  • Finanzen -> Rechnungen
  • Rechnung bearbeiten
  • Es öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster kann nun der Bezahlstatus überschrieben werden.

Durch diese Vorgehensweise wird eine präzise und transparente Verbuchung der Rechnungen gewährleistet.

Last Update: 3. August 2023
1. August 2023 tobi@truecode.chFinanzen
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